Paradigmenwechsel im Verwaltungsverfahrensrecht: Die VwVfG-Novelle im Überblick
Das Gesetz für den Bürokratierückbau im Bereich des Bundesministeriums des Innern bringt tiefgreifende Änderungen für das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) mit sich und stellt die Weichen für eine konsequente Digitalisierung der behördlichen Praxis. Kernstück der Reform ist die grundlegende Überarbeitung der Regelungen zur elektronischen Kommunikation in den §§ 3a bis 3c VwVfG n. F.. Zukünftig gilt im behördlichen Alltag die elektronische Kommunikation als gesetzliche Soll-Vorschrift, die sowohl für die Verwaltung als auch für die Verfahrensbeteiligten den neuen Standard markiert. Für öffentlich-rechtliche Aufgabenträger bedeutet dies, dass auf elektronische Eingaben grundsätzlich auch elektronisch geantwortet werden soll. Um digitale Hürden abzubauen, wird der elektronische Rechtsverkehr sehr niedrigschwellig ausgestaltet. Die weitreichendste Neuerung im Alltag betrifft den Schriftformersatz: Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform wird künftig im Regelfall bereits durch ein einfaches elektronisches Dokument gewahrt – insbesondere durch eine herkömmliche, lesbare E-Mail (§ 3a Abs. 2 VwVfG n. F.). Die historisch hohen Hürden für den elektronischen Schriftformersatz entfallen im allgemeinen Verwaltungsverfahren somit weitgehend. Die strikte „elektronische Form“ unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) bleibt nach § 3b VwVfG n. F. künftig besonderen Ausnahmefällen vorbehalten, in denen das jeweilige Fachrecht ein strengeres Schutzniveau ausdrücklich vorschreibt.
Für die behördliche Praxis sieht das Gesetz gleichzeitig wichtige Schutz- und Beschleunigungsmechanismen vor. Sollten aufseiten der Behörde Zweifel an der Authentizität oder Integrität eines eingereichten elektronischen Dokuments aufkommen, ist sie berechtigt, einen geeigneten Identitätsnachweis nachzufordern. Zum Schutz der Behörde vor dem Verstreichen von Fristen ist gesetzlich klargestellt, dass der Zeitraum zwischen dem Zugang dieser Nachforderung und dem Eingang der Antwort nicht in den Lauf einer gegenüber der Behörde laufenden Frist eingerechnet wird. Diese Fristenhemmung sorgt für die nötige Rechtssicherheit im digitalen Verfahren. Flankiert wird diese Digitalisierungsoffensive durch eine Anpassung des Beweisrechts in § 26 VwVfG. Hier wird der Grundsatz verankert, dass Beweismittel standardmäßig als elektronische Dokumente übermittelt werden können. Die Vorlage von Originalen oder beglaubigten Abschriften darf die Behörde nur noch in Ausnahmefällen verlangen, wenn begründete Zweifel an der Echtheit der Datei bestehen.
Weitere praxisrelevante Neuerungen betreffen die Verfahrensbeschleunigung und die Verzahnung von Verfahrensschritten. Gemäß § 42a Absatz 2 VwVfG n. F. wird eine behördliche Vollständigkeitsbescheinigung eingeführt. Antragsteller können künftig von der Behörde verlangen, schriftlich oder elektronisch zu bestätigen, dass die eingereichten Unterlagen vollständig sind. Dies dient dem Antragsteller als Nachweis im Rechtsverkehr und setzt die Fristen für eine etwaige Genehmigungsfiktion rechtssicher in Gang. Zudem wird mit § 25a Absatz 3 Satz 3 VwVfG n. F. ein wichtiger Beschleunigungsanreiz bei Großprojekten geschaffen. Behörden erhalten die explizite Befugnis, Erkenntnisse aus einer vorgelagerten, frühen Öffentlichkeitsbeteiligung direkt im anschließenden Planungs- und Genehmigungsverfahren zu verwerten, um das eigentliche Hauptverfahren spürbar zu entlasten.
Für öffentlich-rechtliche Aufgabenträger besteht bezüglich der Umsetzung im Alltag kein unmittelbarer Übergangsdruck. Um der Verwaltung die notwendige Zeit für die technische Vorbereitung und die datenschutzkonforme Einrichtung der sicheren Übermittlungswege zu gewähren, treten die zentralen VwVfG-Änderungen – insbesondere die Neuregelungen zur elektronischen Kommunikation sowie die Vollständigkeitsbescheinigung – planmäßig am 1. Juli 2027 in Kraft.
Timo Klann
Rechtsanwalt